Kurze Tipps, um ein besserer Projektmanager zu werden

Es scheint, als gäbe es Tausende von Tipps zum Thema Projektmanagement, aber in diesem Artikel habe ich sie auf meine 10 Lieblings-Tipps – und die von mir am häufigsten verwendeten – reduziert.

1. Legen Sie Ziele und Prioritäten für das/die Projekt(e) fest und überprüfen Sie diese regelmäßig.

Wenn Sie keine Arbeitsgrundlage haben, werden Planung und Verwaltung sehr schwierig. Machen Sie sich klar, was Sie erreichen wollen, indem Sie sich SMART-Ziele setzen und gegebenenfalls sogar Meilensteine festlegen, sofern dies sinnvoll ist. So können Sie Ihre Maßnahmen umsetzen und Ihre Fortschritte richtig messen, wodurch Sie leichter erkennen können, wie der Erfolg eines Projekts aussieht.

2. Halten Sie alles schriftlich fest

Als Projektleiter erhalten Sie ständig neue Informationen und müssen eine Vielzahl von Aufgaben unter einen Hut bringen. Notieren Sie alles. Versuchen Sie nicht, sich alle Details zu merken; glauben Sie mir, das wird nicht funktionieren. Nutzen Sie ein Notizbuch oder einen digitalen Speicherort, an dem Sie Ihre Notizen aufbewahren können. So haben Sie eine hervorragende Referenz, auf die Sie zurückgreifen können, falls Sie etwas vergessen – was mit Sicherheit passieren wird.

3. Wenden Sie einen einheitlichen Prozess zur Schätzung und Festlegung des Projektumfangs an

Unabhängig davon, welche Projektmanagementprozesse Sie anwenden, sollten Sie darauf achten, für alle Projekte denselben Prozess zu verwenden. So vermeiden Sie Verwirrung bei sich selbst, Ihrem Team und dem Kunden, und alles läuft reibungsloser ab.

4. Nutzen Sie nützliche und sich ergänzende Projektmanagement-Tools

Möglicherweise hat Ihr Unternehmen bereits in eine spezielle Projektmanagement-Software für die Kostenkalkulation, Planung und Aufgabenverteilung investiert, aber es spricht nichts dagegen, zusätzlich kleinere Tools zu nutzen, die Ihnen helfen, den Überblick zu behalten!

Tools wie Trello, Evernote, Slack, GatherContent und InVision können die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Teams in vielen Bereichen eines jeden Projekts deutlich verbessern.

5. Delegieren Sie Aufgaben richtig

Es ist wichtig, nicht zu vergessen, die richtigen Personen in das richtige Projekt einzubeziehen. Wenn Sie beispielsweise an einem Website-Projekt arbeiten, werden Sie bestimmte Aufgaben wahrscheinlich dem Webdesigner oder Webentwickler Ihres Teams überlassen wollen.

Glauben Sie nicht, dass Sie alles wissen müssen; vertrauen Sie den Menschen in Ihrem Umfeld und übertragen Sie die Aufgaben den richtigen Personen.

6. Stellen Sie sicher, dass alle mit dem Plan einverstanden sind – gemeinsam mit einem Projektleiter

Dieser Punkt ist wichtig für eine klare Kommunikation. Auch wenn ein Plan oder eine Strategie festgelegt wurde, ist dieser bzw. diese noch lange nicht endgültig.

Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder und Kunden den Inhalt gesehen und verstanden haben. Sollten Einwände oder Fragen aufkommen, hören Sie aufmerksam zu und geben Sie eine klare Erklärung ab.

Nachdem Sie die Strategie vorgestellt haben, vergewissern Sie sich, dass alle mit dem Plan einverstanden sind. Verlassen Sie sich nicht nur auf mündliche Zusagen, sondern halten Sie diese schriftlich fest. Das wird sich als sehr nützlich erweisen, falls sich im Laufe des Projekts etwas ändert oder der Kunde beginnt, vom Plan abzuweichen.

7. Seien Sie realistisch und ehrlich

Ehrlichkeit und Transparenz sind sowohl bei der Planung als auch bei der Ausführung der Arbeit wichtig. Lügen Sie nicht, nur um den Kunden zu beeindrucken oder Ihre Arbeit besser darzustellen, als sie ist. Seien Sie ehrlich, um Ehrlichkeit zu erhalten.

Seien Sie realistisch, wenn Sie Fristen festlegen und Schätzungen vornehmen. Wenn der Kunde unbedingt möchte, dass ein sechswöchiges Projekt in nur drei Wochen umgesetzt wird, sollten Sie dem nicht zustimmen.

Erklären Sie ihm stattdessen ganz klar, warum es sinnvoll ist, sich drei Wochen mehr Zeit zu nehmen, um ein gut durchdachtes Projekt zu realisieren, anstatt ein Projekt, das schnell und nachlässig umgesetzt wird. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass man Sie wegen Ihres Verstands und nicht wegen Ihrer Hände eingestellt hat, und man wird es zu schätzen wissen, dass Sie die Dinge selbst in die Hand nehmen.

8. Seien Sie so detailliert und strukturiert wie möglich – so, wie es ein Projektmanager tun würde

Als Projektleiter ist es fast unerlässlich, dass Sie detailorientiert und gut organisiert sind. Ihr Team (und der Kunde) verlassen sich darauf, dass Sie das Projekt vorantreiben, und dafür muss es gut durchdacht und gut dokumentiert sein. Unterstützen Sie alle Beteiligten, indem Sie ihnen proaktiv das zur Verfügung stellen, was sie benötigen, noch bevor sie danach fragen.

9. Arbeiten Sie klüger, nicht härter

Das Prinzip ist einfach: Verbessern Sie stets Ihre Effizienz und Ihre Abläufe. Dokumentieren Sie alle erfolgreichen Vorgehensweisen, damit Sie diese wiederverwenden und weiter verbessern können. Man kann nie effizient genug sein.

10. Kommunizieren Sie besonders intensiv

Es ist besser, zu viel zu wissen, als zu wenig zu wissen. Stellen Sie viele Fragen, bitten Sie um Erläuterungen zu allem und – wie ich bereits unter Punkt 2 erwähnt habe – notieren Sie sich alles.